Bridgestone abre vaga para Assistente Executiva

Assistente Executiva

Resumo da posição: Assessorar o Diretor Industrial, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos, na elaboração de apresentações mensais e controles administrativos. Atender clientes externos e internos; organizar eventos e viagens do diretor da área e quando necessário auxiliar demais áreas nos processos de viagens.

Responsabilidades: Planejar, organizar e facilitar as atividades do Diretor Industrial / VP de manufatura Controlar a agenda de reuniões do diretor / VP, bem como a agenda das salas de reuniões, visando manter a ordem sem que haja conflito de agendas. Emissão de requisições no sistema interno (SAP) a fim de pagar passagens áreas, hospedagens, aulas de idiomas para estrangeiros e etc. Emissão de relatórios de despesas no (SAP) para comprovação de gastos em viagens e quando necessário o reembolso dos valores. Acompanhamento e comprovação dos gastos efetuados através do cartão de crédito corporativo do diretor e VP da área. Solicitar e preparar reservas de passagens aéreas, hotéis, automóvel, diárias, valores para pagamento das despesas, etc. e outras providências para o diretor e divisor da área e quando necessário para os demais integrantes da área industrial. Controlar e organizar o recebimento e envio de documentos para aprovação e conferencia, realizando devidas distribuições dos mesmos após a aprovação. Ajudar diretor / VP nos follow ups dos temas de manufatura e business; Preparar reuniões das Diretorias do escritório corporativo, elaborando atas e resoluções para cobrança das ações solicitadas. Atender aos integrantes que desejam agendar reuniões com as Diretorias, verificar a disponibilidades de salas, data e hora da agenda para confirmar o agendamento. Recepcionar e acompanhar visitantes e colaboradores em nome das Diretorias. Preparar relatórios e apresentações, consolidando as informações de acordo com a demanda da área a fim de estabelecer um padrão e clareza nas informações. Organizar e colher assinaturas de documentos com as Diretorias e devolvê-los para as áreas requisitantes; Contribuir com as atividades relacionadas à Área de Facilities, compra de insumos, produtos diversos e materiais de escritório e organização de depósito de materiais. Acompanhar budget e realizar o pagamento das notas fiscais do departamento.

Qualificações mínimas: Superior Completo em Secretariado Executivo Bilíngue / Letras / Tradução e Interpretação / Administração. Inglês e espanhol Fluente e Pacote Office Intermediário.

CANDIDATAR-SE À VAGA