Criada em 21 de fevereiro de 1937 pelo Professor José Silveira, a Fundação José Silveira (FJS) vem ampliando sua obra em um processo de crescimento sustentável, firmado no planejamento estratégico e foco nos melhores resultados. Instituição filantrópica sem fins lucrativos, a Fundação José Silveira atende principalmente a população mais desassistida, com qualidade nos serviços prestados.
É o que demonstra o trabalho de referência das nossas unidades em áreas como combate à tuberculose, assistência neonatal, parto humanizado, tratamento do câncer de mama e reabilitação de pacientes com deficiências neuropsicomotoras, intelectuais e autismo. Por ano, são mais de 1,2 milhão de atendimentos realizados. A FJS promove, ainda, ações de prevenção e promoção da saúde e socioambientais voltadas às comunidades de Salvador e de municípios do interior da Bahia, contribuindo para a melhoria dos indicadores sociais e de saúde no estado.
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
Responsabilidades e atribuições: Prestar apoio administrativo às atividades rotineiras do setor, assegurando a organização e o bom funcionamento dos processos internos. Realizar o controle, organização e arquivamento de documentos físicos e digitais, incluindo processos administrativos, acadêmicos e de pesquisa. Apoiar a elaboração, atualização e acompanhamento de planilhas, relatórios, ofícios, memorandos e demais documentos administrativos. Auxiliar no agendamento e na organização de reuniões, capacitações, aulas, eventos acadêmicos e científicos, incluindo o controle de listas de presença e atas. Dar suporte administrativo às atividades de ensino e aprendizagem, colaborando com o controle de turmas, cursos, treinamentos, certificados e registros acadêmicos. Apoiar as atividades administrativas relacionadas à pesquisa, como organização de documentos de projetos, cronogramas, termos, relatórios e prestação de informações solicitadas. Realizar atendimento interno e externo (presencial, telefônico e por e-mail), prestando informações e direcionando demandas aos responsáveis. Controlar materiais de consumo, solicitar reposições e apoiar a gestão de recursos e insumos do setor. Apoiar processos administrativos relacionados a contratos, convênios, parcerias e bolsas, quando aplicável. Cumprir normas institucionais, políticas internas e fluxos estabelecidos, zelando pela confidencialidade das informações. Executar outras atividades administrativas correlatas, conforme necessidade do setor e orientação da gestão.
Requisitos e qualificações: Ensino médio ou superior completo; Desejável experiência na área administrativa; Habilidades básicas em aplicativos básicos de informática (Word, Excel, Power Point, Canva e IA); Conhecimento em redação comercial.
Disponibilidade para atuar de segunda a sexta em horário administrativo.
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO(A)
Responsabilidades e atribuições:
Gestão de Indicadores e Documentação: Atuar nas áreas de Recursos Humanos, gestão de contratos e auditoria documental, com ênfase em garantir a organização, conformidade e eficiência nos processos relacionados à segurança do trabalho e saúde ocupacional. Monitorar e acompanhar os indicadores mensais de contratação, demissão, afastamento, assegurando a atualização e precisão das informações nos sistemas e portais relevantes.
Coordenação de Envio de Documentos: Assegurar o envio oportuno de todos os documentos necessários aos setores de RH, Controladoria e Financeiro relacionados aos contratos geridos pela USSMA. Manter comunicação constante com os responsáveis pelos contratos para garantir que todos os documentos necessários sejam submetidos dentro dos prazos estabelecidos.
Auditoria e Conformidade Documental: Acompanhar o recebimento e organização dos documentos através do diretório interno, como o “Alfresco”, ou qualquer outra plataforma implementada. Realizar a análise detalhada dos documentos recebidos, identificando e reportando não-conformidades, garantindo que todas as exigências contratuais e legais sejam cumpridas.
Gestão de Arquivos e Portais de Auditoria: Organizar e gerir os arquivos documentais dentro do sistema “Alfresco”, assegurando que todos os documentos estejam devidamente arquivados nas pastas correspondentes dos contratos e nos portais de auditoria. Atualizar regularmente os portais de auditoria dos contratos, inserindo informações sobre novos colaboradores, colaboradores desligados, e outros eventos relevantes, como admissões, demissões e afastamentos.
Integração com o Sistema RM e e-Social: Realizar a extração dos eventos relacionados ao e-Social no sistema RM, como admissões e demissões, e garantir a correta postagem dessas informações nos portais de auditoria. Alimentar os portais de auditoria dos contratos com todos os documentos mensais recebidos, assegurando a conformidade com os requisitos contratuais e regulamentares.
Requisitos e qualificações: Ensino superior completo, preferencialmente em áreas como Administração, Recursos Humanos, Direito, ou áreas afins. Experiência prévia em Recursos Humanos, Gestão de Contratos, ou áreas relacionadas, será altamente valorizada. Experiência em rotinas de RH, Prestação de contas e atividades administrativas, serão diferenciais. Experiência na análise e auditoria de documentos, bem como no uso de sistemas de gestão documental, é desejável. Motivação para atuar em um ambiente dinâmico, com abertura para mudanças e adaptações. Capacidade de trabalhar de forma colaborativa, integrando-se bem em equipes multidisciplinares e demonstrando habilidades de comunicação eficazes. Demonstre proatividade, interesse em aprendizado contínuo, e que possuam habilidades para otimizar processos internos serão considerados um diferencial.
Carga Horária: 220 horas mensais (Horário administrativo) – Seg à Sex
Vale Alimentação + Plano de Saúde: Com coparticipação (opcional) + Plano Odontológico: (opcional) + Vale Transporte: Opcional
NOSSOS CANAIS: WHATSAPP / TELEGRAM / CANAL WHATSAPP / INSTAGRAM / LINKEDIN
Lembramos que todas as divulgações são gratuitas e não temos nenhum vínculo com empresas. Nenhuma empresa solicitará quaisquer pagamentos de taxas e/ou dados bancários de candidatos para suas participações nos processos seletivos. Caso ocorra, desconfie!